Zwykle chodzi nam o osiągnięcie wyznaczonego celu i to możliwie jak najmniejszym nakładem pracy i zasobów. Takie podejście jest obecne zarówno w życiu prywatnym, jak i w pracy. Jesteśmy nastawieni na szybkie osiągnięcie celu.
Z moich doświadczeń wynika, że najlepszym sposobem jest zastosowanie procedur do wszystkich naszych działań. Przez procedurę rozumiem określony ciąg działań, które należy zrealizować w konkretnej sytuacji. Oczywiście, każdy z nas stosuje takie procedury nie zastanawiając się nad tym. Wsiadamy do samochodu, wkładamy kluczyk do stacyjki, naciskamy sprzęgło i przekręcamy kluczyk. Jest to określona procedura, która pozwala nam na uruchomienie samochodu i jednocześnie stosowanie takiej procedury, uwalnia nas od zastanawiania się (opracowywania nowe procedury za każdym razem, gdy wsiadamy do samochodu) jak taki samochód uruchomić.
Jeśli ten przykład wydaje się oczywisty, to dlaczego takiego podejścia nie mielibyśmy zastosować do naszych codziennych obowiązków, zarówno tych prywatnych, jak i zawodowych?
Oczywiście musimy poświęcić trochę czasu na opracowanie procedury i ewentualne jej dopracowanie. Niektóre procedury trzeba będzie zmieniać wraz ze zmianą otoczenia i warunków, ale i tak się opłaca.
Procedury możemy podzielić na procedury liniowe – proste zadania i czynności oraz warunkowe – przy czynnościach bardziej skomplikowanych.
Przykładem procedury linowej może być przygotowanie jajka na miękko, przy założeniu, że posiadamy w domu wszystkie niezbędne składniki i narzędzia. W takim przypadku, procedura ta może mieć następujące etapy:
- Wyjmij jajko z lodówki
- Wyjmij garnuszek z szafki
- Wlej wodę do garnuszka do połowy jego objętości
- Zapal gaz i postaw garnuszek z wodą na gazie
- Gdy woda zacznie wrzeć, włóż jajko
- Wyjmij jajko z wody, po 3 minutach gotowania
- Sprawdź czy posiadasz jajka w lodówce
- Jeśli TAK przejdź do realizacji punktu 5
- Jeśli NIE przejdź do realizacji punktu 4
- Idź do sklepu i kup jajka
- Wyjmij jajko z lodówki
- Wyjmij garnuszek z szafki
- Wlej wodę do garnuszka do połowy jego objętości
- Zapal gaz i postaw garnuszek z wodą na gazie
- Gdy woda zacznie wrzeć, włóż jajko
- Wyjmij jajko z wody po 3 minutach gotowania
Brak odpowiedniej procedury może sprawić nam wiele niespodzianek i to nie zawsze przyjemnych. Ponieważ lubię gotować, pozostanę przy tematyce kuchennej. Pewnego dnia zachciało mi sie domowej pizzy. Niewiele myśląc, przygotowałem zaczyn drożdżowy, wyjąłem stolnicę i sięgnąłem po mąkę. Niestety mąki nie było. Poszedłem do sklepu kupić mąkę. W tym czasie przygotowany wcześniej zaczyn wyrósł na tyle, że wylał się z garnuszka i nie nadawał się do użytku. Trzeba było zrobić go ponownie. Gdybym zastosował procedurę, uniknąłbym takiej niespodzianki.
Bliższe przyjrzenie się przykładom pozwala wyciągnąć wniosek, że procedura nie musi ograniczać się tylko do jednego określonego działania. I tak zamiast punktu „Sprawdź czy masz jajka w lodówce”, można zastosować procedurę „Sprawdź czy masz potrzebne elementy ...”. I tak wyjeżdżając samochodem możemy sprawdzić czy mamy ze sobą dokumenty, robiąc remont sprawdzić czy mamy narzędzia, itd.
Stosowanie takiej procedury przez dłuższy czas stanie nie nawykiem. W ten sposób, procedura będzie elementem kształtującym naszą osobowość.
W swoim życiu zawodowym współpracując między innymi z Niemcami i Anglikami wielokrotnie mogłem doświadczyć, że czasem procedury są uciążliwe i denerwujące, ale zawsze niezwykle skuteczne.
0 komentarze:
Prześlij komentarz